Privacyverklaring voor sollicitanten

De Universiteit van Amsterdam (‘UvA’) hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de verwerking van persoonsgegevens tijdens de wervings- en selectieactiviteiten van onze organisatie. Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan toepasselijke wetgeving of om bijgewerkte zakelijke praktijken weer te geven. Controleer deze pagina regelmatig op eventuele wijzigingen.

Waarvoor worden mijn persoonsgegevens gebruikt? Wij gebruiken de door jou verstrekte informatie uitsluitend om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. Informatie over jou wordt voor de volgende doeleinden gebruikt:

Alleen als er een “bedrijfsbehoefte” is wordt je CV in portefeuille gehouden. Daarvoor wordt jouw toestemming gevraagd. Mocht je je bedenken na het geven van toestemming dan kun je jouw toestemming intrekken via onze online zelfbedieningssysteem dat toegankelijk is via intranet van de UvA.

Op welke grondslag is deze verwerking gebaseerd?Je gegevens worden alleen gebruikt voor het beheer en controle van het gehele proces van de werving- en selectieprocedure. De rechtsgrondslag voor verwerkingen in het kader van de werving- en selectieprocedures is ons gerechtvaardigd belang om de werving en selectie uit te kunnen voeren.

In de eerste plaats verzamelen wij je persoonsgegevens via sollicitatiebrieven en cv’s, maar het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt ook op andere manieren. Tijdens het sollicitatiegesprek kunnen aantekeningen worden gemaakt van de antwoorden die je geeft, het verloop van het gesprek en de indruk die wij van je krijgen. Tot slot kunnen een screening of assessment deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. De persoonsgegevens die wij van je kunnen verwerken kunnen de volgende gegevens betreffen:

We bewaren de gegevens van jouw sollicitatie tijdens de wervings- en selectieprocedure. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwijderen wij al je gegevens en alle identificeerde kenmerken uit onze database, uiterlijk vier weken na beëindigen dan wel afronden van de sollicitatieprocedure. Ook kunnen jouw gegevens voor een langere periode bewaren. Dit doen wij bijvoorbeeld als wij verwachten dat er binnenkort een passende functie beschikbaar komt. Hiervoor vragen wij eerst toestemming en we hanteren hiervoor een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Na beëindiging van de termijn worden je persoonsgegevens automatisch verwijderd.

Om de werving- en selectieprocedure soepel te laten verlopen kunnen wij onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) inschakelen die namens de UvA diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Denk hierbij aan een assessmentbureau, recruitmentbureau en validatiebureau. Met externe bureaus sluiten wij altijd een overeenkomst waarin wij afspraken maken over de manier waarop en de condities waaronder jouw persoonsgegevens worden verwerkt.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking te voorkomen. Denk hierbij aan beveiliging door gebruik van beveiligde inlogprocedures, firewalls en het bijhouden van logbestanden. Zo kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden ingezien door medewerkers die daar op basis van hun functie toe bevoegd zijn.

Op ieder moment in het wervings- en selectieproces kun je jouw rechten die voortvloeien uit de AVG inroepen. UvA vergemakkelijkt de toegang tot gegevens van sollicitanten via een online zelfbedieningssysteem dat toegankelijk is via intranet van de UvA voor de sollicitant. Hier kun je zelf correcties aanbrengen of persoonsgegevens verwijderen.

Als je na het lezen van deze privacyverklaring vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kun je terecht bij de contactpersoon uit de vacaturetekst of door een e-mail te sturen naar het algemene e-mailadres voor privacy gerelateerde vragen: [email protected]