Als Medewerker Studentenzaken bij de Education Desk van het IIS ben je het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten en medewerkers. De functie is veelzijdig omdat je je zowel met de processen van onderwijsondersteuning als secretariële taken bezighoudt. Je waarborgt samen met je collega’s het efficiënte verloop van de administratieve onderwijsprocessen. Je voorziet alle betrokken partijen van de benodigde informatie, je biedt hulp en advies en gaat complexe vraagstukken niet uit de weg.

Om vragen van studenten en collega’s te kunnen beantwoorden, heb je kennis nodig van de regels binnen de organisatie. Je signaleert wanneer bepaalde informatie onduidelijk is en komt met voorstellen voor verbetering. Je kunt je goed inleven in wat studenten en docenten aan informatie nodig hebben en bent proactief in het geven van informatie.

Daarnaast bied je ondersteuning aan de examencommissies binnen het IIS en speel je een rol bij de afhandeling van studentenverzoeken en de organisatie en verslaglegging van vergaderingen en hoorzittingen. Bij piektijden of bij ziekte vragen we ook dat je collega’s uit het team kunt ondersteunen waar nodig. Om die reden is het denkbaar dat je ook op andere vlakken binnen het team werkzaamheden zal verrichten.

• Aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, docenten en bezoekers;

• Agendabeheer en telefoon- en baliediensten;

• Administratieve ondersteuning: diplomering, cijferregistratie, vakaanmelding en systeembeheer;

• Ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende opleidingen van het Instituut voor Interdisciplinaire Studies (IIS) en de examencommissies;

• Organisatie van tentamens;

• Zelfstandig afhandelen van correspondentie en informatievoorziening aan studenten;

• Adviseren van studenten met een complexe adviesbehoefte, bijvoorbeeld ten aanzien van bijzondere voorzieningen, onderwijs dat bij meerdere faculteiten/instellingen wordt gevolgd en toelating;

• Afhandeling van examencommissieverzoeken zoals vrijstellingen, uitzonderingen, studieplangoedkeuringen en studeren in het buitenland;

• Plannen en notuleren van vergaderingen en hoorzittingen;

• Roosteren van zalen en verzorgen van apparatuur voor onderwijs en overleg en het verzorgen van catering;

• Organiseren van diploma-uitreikingen;

• Verzamelen van gegevens over o.a. studieresultaten, onderwijs en examens,  het opstellen van (delen van) rapportages hierover en het schrijven van een toelichting bij afwijkende gegevens voor onder andere jaarplan/jaarverslagen voor de opleidingen en examencommissie;

• Aanpassen van nieuwe (wettelijke) regelingen naar interne (administratieve) voorschriften en procedures.

Je bent energiek en enthousiast en vindt het leuk om betrokken te zijn bij de ondersteuning van het onderwijs van het Instituut voor Interdisciplinaire Studies. Je deinst niet terug voor een complexe organisatie, bent proactief en kunt heel nauwkeurig werken, zowel in teamverband als zelfstandig. Je houdt van contact met studenten en docenten, kunt goed organiseren en je bent in staat om te schakelen met mensen op verschillende niveaus. Onze ideale kandidaat heeft bij voorkeur minimaal twee jaar werkervaring in een verantwoordelijke functie met veel verschillende taken.
Je hebt:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau;

• Minimaal twee jaar werkervaring als secretaresse, managementassistent of op een relevante (onderwijs-) administratieve functie;

• Uitstekende organisatorische kwaliteiten;

• Een proactieve houding en je kunt zelf prioriteiten stellen;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden;

• Kennis van het werken met Word, Teams, Zoom, Outlook, Excel en je bent in staat je nieuwe systemen snel eigen te maken;

• Geen moeite met snel schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden en je kunt goed improviseren;

• Bekendheid en ervaring met informatiesystemen (bijvoorbeeld SIS of SAP).

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Je bent:

• Stressbestendig, zorgvuldig en punctueel;

• In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te kunnen werken;

• Enthousiast en servicegericht.