Je zorgt in ieder geval voor de volgende zaken:

• je bent het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en directe collega’s;

• je handelt vragen af per e-mail en telefoon;

• je biedt facilitaire ondersteuning bij de organisatie van bijeenkomsten, seminars en andere wetenschappelijke activiteiten (waaronder zalen reserveren, catering regelen, hotels en tickets boeken);

• je ondersteunt buitenlandse promovendi bij praktische zaken als huisvesting, verzekeringen en de visumaanvraag;

• je zorgt proactief en zelfstandig voor het voorbereiden, plannen, organiseren en desgewenst notuleren van vergaderingen en besprekingen.

Je hebt:

• Aantoonbare administratieve ervaring;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;

• Een goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Access, Teams);

• Affiniteit met de universitaire context.

Je:         

• Hebt verder een hands on mentaliteit en een positieve instelling;

• Bent representatief, proactief, betrokken en service-gericht;

• Kunt uitstekend verschillende ballen tegelijk in de lucht houden en prioriteiten stellen;

• Functioneert uitstekend zelfstandig binnen een team;

• Bent zeer zorgvuldig en hebt veel verantwoordelijkheidsgevoel.

Je komt te werken in een vast team op het secretariaat. Dit team bestaat uit een vaste medewerker en enkele student-assistenten. Je overlegt veel met elkaar en probeert zo goed mogelijk samen te werken, dus een proactieve en positieve instelling is essentieel. De werkroosters worden maandelijks in overleg gemaakt, waarbij we zowel rekening houden met elkaars belangen maar vooral ook streven naar een zo stabiel mogelijke bezetting en daarmee naar continuïteit in onze dienstverlening.