Het takenpakket omvat onder meer:

• Het bieden van adequate ondersteuning en fungeren als aanspreekpunt binnen het instituut voor de wetenschappelijke staf, promovendi en de analisten met betrekking tot personele zaken en (project) financiën
• Rol vervullen als verbindende factor binnen het bedrijfsbureau. Je zorgt dat de processen hier soepel lopen en brengt structuur aan
• Optreden als sparring partner voor de instituutsmanager en proactief lopende zaken bespreken
• Voorbereiding en uitwerking van benoemings- en bevorderingsdossiers, inclusief plannen en notuleren van meetings van de bevorderings – en adviescommissie
• Bijdrage leveren aan het voorbereiden van de MT meetings
• Beheer en actualisatie van personele informatie en -administratie en projectaanvragen van het instituut en de vertaalslag naar de begroting maken
• Het genereren/verzamelen van managementinformatie bijvoorbeeld over verzuim, vakantiedagen, onderzoeksprojecten en beoordelingen
• Analyseren van interne procedures op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties
• Beheer en planning met betrekking tot de bezetting van laboratoria en kantoren. Hierbij optreden als projectleider/coördinator op kleinere projecten zoals interne verhuizing en inventarisaties van apparatuur op het lab

• Je hebt HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur ondersteund met een diploma
• Je brengt bij voorkeur al ervaring mee in personeelsbeheer en/of financieel beheer
• Je communiceert helder, toegankelijk en weet gemakkelijk contact te leggen. Je onderhoudt contact/stemt actief af met de medewerkers in het instituut met een faciliterende en service gerichte instelling, en voelt goed aan wat daarbij passend is
• Je houdt gemakkelijk het overzicht en blinkt uit in plannen en organiseren
• Je bent resultaatgericht en toont initiatief. Je vindt het leuk om HR en financiële zaken zelf uit te zoeken en/of na te vragen bij directe collega’s bij andere instituten binnen de faculteit
• Je werkt graag samen in een team
• Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal uitstekend, in woord én geschrift
• Het is een pre als je ervaring hebt met werken in een wetenschappelijke omgeving en voelt je daarin comfortabel.

Deze functie past binnen het functieprofiel Coördinator bedrijfsvoering 3 en is ingedeeld in schaal 10. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.546 en € 5.538 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. Een aanloopschaal kan worden aangeboden, indien de achtergrond en werkervaring (nog) niet volledig aansluiten op de functie-eisen. Een dienstverband van 32 uur is mogelijk.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een verantwoordelijke functie met ruimte voor jouw initiatief, zelfstandigheid en eigenaarschap;
• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Mobiele telefoon en een laptop;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, met de mogelijkheid tot thuiswerken; Door wekelijks twee uur meer te werken dan je arbeidsuren, ontvang je op jaarbasis 96 compensatie-uren. Dat geldt ook als je parttimer bent;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.
• Een leuk team met gemotiveerde collega’s die bereid zijn om met elkaar de klussen te klaren.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 - 38 uur voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Amsterdam.