Als coördinator Exchange Office coördineer je de dagelijkse werkzaamheden binnen het team en zorg je voor een efficiënte verdeling van de taken. Je bewaakt de voortgang, kwaliteit en termijnen van de verschillende processen en geeft collega's aanwijzingen en instructies over werkwijzen en procedures.

Naast deze coördinerende rol werk je mee aan de uitvoering van de processen. Je beantwoordt complexe vragen van studenten en medewerkers, onderhoudt contacten met internationale partneruniversiteiten en zorgt voor heldere en klantvriendelijke informatievoorziening. Je beheert de contracten met onze internationale partnerinstellingen en zorgt dat dit binnen juridische kaders verloopt. Ook signaleer je knelpunten en verbetermogelijkheden en doe je voorstellen om de dienstverlening en werkprocessen verder te optimaliseren in overleg met de domeinmanager.

Je werkt nauw samen met jouw collega's binnen het Exchange Office en ook met andere UvA Exchange Offices, bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van nieuwe vormen van short term uitwisseling, zoals Summerschools of Blended Exchange (deels online, deels on campus onderwijs). 

Het Exchange Office bestaat uit twee vaste medewerkers, een student-assistent en de coördinator. Je werkt nauw samen met de Academic Director of International Affairs van de faculteit. Je rapporteert aan de domeinmanager Student Services van het Education Service Centre.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het Exchange Office. Je bent verantwoordelijk voor en stuurt op werkprocessen, procedures en deadlines rond studentenuitwisseling;
• Je beheert contracten met internationale partners en zorgt voor juridische afstemming;
• Je onderhoudt contact met internationale partneruniversiteiten over praktische zaken, maar evalueert ook de bestaande samenwerking en ontwikkelt initiatieven om de samenwerking en uitwisselingsmogelijkheden verder te versterken;
• Je zorgt voor heldere en klantvriendelijke informatie aan studenten, medewerkers en externe partners via onder meer e-mail, de facultaire website, het inloopspreekuur en informatiebijeenkomsten;
• Je verzorgt administratieve rapportages en levert input voor beleidsontwikkeling op het gebied van studentenmobiliteit;
• Je werkt samen met verschillende stakeholders binnen de faculteit en de UvA en zorgt voor een goede onderlinge afstemming.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo opleiding;
• Je hebt recente en aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten. Je weet collega's mee te nemen in afspraken en werkwijzen en kunt op een prettige en overtuigende manier richting geven aan dagelijkse werkzaamheden;
• Je gaat zorgvuldig en resultaatgericht te werk en kan goed overzicht houden over verschillende processen, procedures en deadlines;
• Je bent een netwerker: iemand die van nature houdt van contacten onderhouden en die een enthousiasmerende stijl van communiceren heeft met verschillende (internationale) stakeholders;
• Je maakt je nieuwe kennis en informatie snel eigen en toepasbaar in een complexe organisatie;
• Je kunt goed communiceren (schriftelijk en mondeling) in zowel het Nederlands als in het Engels.

Het dienstverband wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar met een proeftijd van 2 maanden voor 32 uur per week en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Op deze functie is het UFO-profiel medewerker Internationalisering 2 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 9. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.873 en €5.264 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. 

De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.