Achter iedere succesvolle uitvoering van een verbouwing, aanpassing, grootonderhoud of verduurzaming staat een team van professionele ondersteuners, die het mogelijk maken om de complexiteit van projecten hanteerbaar en controleerbaar te maken. Ook al treed je in jouw rol zelden op de voorgrond, zijn wij er bij de afdeling Huisvesting van overtuigd dat jouw structuur, kritische houding, nauwkeurigheid en scherp beoordelingsvermogen van absoluut cruciaal belang zijn om grip te krijgen en te houden in de projectvoorbereiding en -uitvoering.
Als onze nieuwe Gebouw Informatie Beheerder draag jij namelijk zorg voor de vindbaarheid, volledigheid en ontsluiting van kritieke informatie in het dagelijkse beheer en onderhoud van ruim 80 panden, van historisch tot hypermodern, binnen de portfolio van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Universiteit van Amsterdam (UvA). 

Dit ga je doen
Binnen het team Vastgoedmanagement van de afdeling Huisvesting, onderdeel van de dienst Facility Services van de Gemeenschappelijke Dienst van de HvA & UvA ben jij verantwoordelijk voor het vastleggen en beheren van documenten uit de vastgoedprojectenstroom. Hierbij kan het gaan om bijvoorbeeld het vastleggen van de specificaties van gebouwgebonden installatie in het beheerdossier of het bijwerken van de documentatie naar aanleiding van een grootschalige aanpassing van een pand.
Je borgt de documentenstroom van een project door de volledigheid en juistheid van het onderliggende dossier te controleren, nieuwe opleverdossier te structureren volgens de afdelingsstandaardisatie en bestaande opleverdossiers bij te werken bij afwijking van deze standaardisatie. Afwijkende dossiers worden naar aanleiding van jouw signaalfunctie of op aanwijzing van collega’s door jou bijgewerkt; denk hierbij aan bijvoorbeeld het vastleggen van de laatste wijzigingen of het vervangen van bouwkundige- en installatietechnische documenten zoals opleverbrieven, revisie tekeningen, installatie tekeningen en specificaties of offertes.
Hoewel je opereert in een hele zelfstandige rol, werk je zeker niet in je eentje.
Waar jij als Gebouw Informatie Beheerder zorgdraagt voor de controle op de volledigheid van het dossier, is je collega Technisch Informatie Beheerder bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de (technisch) inhoudelijke juistheid van alle documenten.
Daarnaast werk je nauw samen met het projectmanagement team samen om de ondersteuning te bieden die een goede informatiestroom garandeert. Je ondersteunt in het uitdragen en communiceren van het documentatie framework naar interne en externe belanghebbenden, het opzetten en uitvoeren van de procedures en borging van de documentenstroom en het signaleren van afwijkingen en verbeteringen.
Verder verwerk je de wijzigingen van de aangevraagde “ruimte mutaties” ten aanzien van het gebruik en/of de toewijzing van de ruimtes in één van onze 80 panden in het FMIS-systeem Planon. Een tijdige en nauwkeurige verwerking en beschikbaarstelling van deze informatie zorgt er niet alleen voor dat onze 10.000 collega’s en 100.000 studenten op een fijne, prettige en veilige wijze gebruik van onze (onderwijs-) ruimtes kunnen maken. Je draagt hiermee namelijk direct bij aan het kunnen analyseren van onze vastgoed informatie en zo het laten doorgroeien van onze dienstverlening van reactief naar proactief en uiteindelijk zelfs voorspellend.
Last but not least ondersteun je jouw organisatie, afdeling en/of team bij het uitvoeren van (interne) audits en (gegevens-)kwaliteitscontroles.
Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden op een rijtje:

• Zorg dragen voor de vindbaarheid, volledigheid en ontsluiting van informatie;
• Vastleggen en beheren van documenten in de vastgoedprojectenstroom;
• Borgen van projectdossiers ten aanzien van volledigheid en juistheid;
• Standaardisering van onder andere de project-, bouw- en opleverdossiers;
• Signaleren en bijwerken van afwijkingen van dossiers ten aanzien van de inhoud, standaardisering en/of structuur;
• Ondersteunen in het garanderen van een goede informatiestroom;
• Verwerken van ruimte mutaties in het Planon;
• Bijstaan in het geval van audits en controles.