Als managementassistent ben jij de rechterhand van de directeur Bedrijfsvoering. Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat de directeur goed voorbereid aan de dag begint. Je schakelt makkelijk tussen een complexe agenda, bestuurlijke overleggen, correspondentie en onverwachte vragen. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je vanzelfsprekend de samenwerking met je collega’s op. 

• Je beheert een complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen. 

• Je organiseert en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor. 

• Je notuleert vergaderingen en bewaakt besluiten, acties en deadlines. 

• Je beheert e-mailverkeer en verzorgt correspondentie. 

• Je ondersteunt bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden. 

• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en ontvangt gasten op een professionele en gastvrije manier. 

• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen. 

Jij hebt een vooruitziende blik. Ook onder tijdsdruk houd je het hoofd koel en blijf je zorgvuldig. Je beweegt gemakkelijk binnen een complexe organisatie, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. 

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding. 

• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie. 

• Een proactieve, representatieve en dienstverlenende manier van werken. 

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren. 

• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams. 

• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.