De taken en verantwoordelijkheden omvatten het volgende:

• Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten, e-mail-, post- en telefoonafhandeling, agendabeheer, archivering;
• Opstellen en opvolgen van correspondentie en besluiten: zelfstandig brieven en memo’s opstellen en toezien op de voortgang van door anderen genomen besluiten;
• HR ondersteuning, zoals organiseren van sollicitatieprocessen, planning van jaargesprekken en overleggen en voorbereiding en afhandeling aanstellingen van (m.n. tijdelijk) personeel;
• Ondersteunen van de organisatie en administratie van de wiskunde-deficiëntiecursussen (cursussen, examens);
• Ondersteunen van docenten, studentassistenten en deelnemers bij de wiskunde-deficiëntiecursussen (voorlichting, communicatie en contact met betrokkenen);
• Facilitaire en ICT-ondersteuning: regelen van huisvesting, reizen en hotelreserveringen voor buitenlandse medewerkers en gasten; bestellen van ICT-faciliteiten en oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-serviceafdeling;
• Evenementen en externe contacten: medeverantwoordelijk voor de logistieke planning, voorbereiding en organisatie van grote en kleine bijeenkomsten zoals congressen, workshops, andere evenementen en meetings; onderhouden van contacten met interne en externe organisaties;
• Ondersteuning management en communicatie: verzamelen en verwerken van managementinformatie, het monitoren van de procedure rondom de promotie van promovendi, en ondersteunen bij interne en externe communicatie, zoals nieuwsbrieven en website-updates.

Je bereidheid zal gevraagd worden om met je vakantieplanning rekening te houden met de piekdata van de wiskunde-deficiëntiecursussen en in uitzonderlijke gevallen met data van workshops en congressen.

Je bent doortastend in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van de wetenschappers die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw planning- en organisatiekunst is sterk, maar je kunt ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent goed in staat om samen te werken met collega’s.

Jouw ervaring en profiel:

• Minimaal hbo-denkniveau;
• een aantal jaren vergelijkbare werkervaring, bij voorkeur in een academische, internationale werkomgeving;
• uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
• dienstverlenende, flexibele, proactieve en representatieve instelling: een echte aanpakker;
• organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• stressbestendig en creatief in improviseren;
• accuratesse;
• aantoonbare affiniteit met ICT en ruime praktijkervaring met de Microsoft 365 Suite.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 22,8  uur per week (3 dagen, 0,6 FTE) voor één jaar. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Start liefst op zo kort mogelijke termijn.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op 38 uur per week en afhankelijk van relevante ervaring, ligt tussen de ​€3057 en €3985 (schaal 7).​ Hierbij is 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering niet inbegrepen. Het UFO-profiel Management/office assistent is van toepassing. Kies: buitenlandse kandidaten komen wellicht in aanmerking voor de 30% regeling of voor deze functie kunnen wij geen visum sponsoren. De CAO | Universiteiten van Nederland is van toepassing.