Als projectondersteuner werk je met projectmanagers en internationale wetenschappers aan het plannen, uitvoeren en afronden van onderzoeksprojecten. Samen met de projectmanager ondersteun je de projectpartners bij elke fase van een project: de aanvraag, het startevenement, de tussentijdse meetings en de eindverantwoording. Zo vind je voor een conferentie de beste plek, verzorg je de registraties en verwelkom je de bezoekers op locatie. Verder vraag je de laatste cijfers op, je verzamelt benodigde documenten, je laat contracten tekenen en je verzorgt de notulen en archivering. Je werkt dus zowel administratief als inhoudelijk én organisatorisch aan veel verschillende projecten. Indien nodig test je nieuwe tools en templates die onze kwaliteit en efficiëntie verbeteren. Zo geef jij de projecten structuur en overzicht.

 Als projectondersteuner werk je aan meerdere projecten samen met de projectmanagers, onderzoekers en andere partners in het consortium. Wat ga je daarbij doen? 

• Je ondersteunt onze projectmanagers bij het dagelijks management van onderzoeksprojecten, waaronder planning, administratie en rapportages.
• Je helpt mee met het organiseren van projectmeetings, evenementen en conferenties (fysiek en online). Denk hierbij aan het plannen en boeken van locaties en catering, de registratie van- en de communicatie naar de deelnemers.
• Voor het projectbestuur houd je notulen en actiepunten bij in het Engels of Nederlands.
• Je verzorgt projectdocumentatie en rapportages. Je signaleert knelpunten en draagt bij aan de ontwikkeling en implementatie van nieuwe werkprocessen, bijvoorbeeld via templates en tools.
• Je werkt mee aan interne en externe communicatie, websites, publicaties en sociale media van de projecten
• Het actief ondersteunen en samenwerken met directe collega’s van het FNWI research support office en het faculteitsbureau

Onze ideale kandidaat:

• Heeft een HBO of MBO niveau 4 diploma
• Kan helder communiceren en heeft een goede beheersing van het Engels en Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
• Heeft enkele jaren ervaring met projectondersteuning, officemanagement of projectmanagement, bijvoorbeeld vanuit een PMO rol. Een projectmanagement certificering (bijvoorbeeld PSO, PMO of PRINCE2) is een pré
• Is georganiseerd, nauwkeurig en behoudt overzicht
• Heeft ervaring met Microsoft Office 365 en tools en templates voor projectmanagement, notuleren en event planning
• Is beschikbaar voor incidentele dienstreizen binnen Nederland en (incidenteel) de EU
• Ervaring met de organisatorische context van een onderzoeksinstelling is een pré

Wij bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32–38 uur per week voor de duur van 12 maanden, waarbij de aanstelling verloopt via detachering door UvA JobService.

Het bruto salaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 3.382- € 4.484 euro per maand (schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. 

Het UFO-profiel Management/Office- Assistent 1 is van toepassing. 

De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.