Het Exchange Office is verantwoordelijk voor de volgende drie hoofdprocessen:

• het informeren over de mogelijkheden voor een studieverblijf in het buitenland
• het begeleiden van uitgaande en inkomende studenten bij hun aanmeld- en nominatieproces
• het onderhouden van contact met onze partnerinstellingen

Daarnaast speel je een belangrijke rol bij het optimaliseren van deze processen en de informatievoorziening richting de studenten. Tot slot ondersteun je bij de ontwikkeling van nieuwe vormen van short term uitwisseling, zoals Summerschools of Blended Exchange (deels online, deels oncampus onderwijs). Dit doe je in samenwerking met jouw collega’s zowel binnen het eigen team als andere Uva Exchange Offices.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Je staat onze studenten te woord over de mogelijkheden van studeren in het buitenland via mail, telefoon en tijdens het inloopspreekuur, maar ook voor de groep middels presentaties bij informatiebijeenkomsten;
• je behandelt en nomineert aanmeldingen van onze studenten voor plaatsing bij één van onze partnerinstellingen;
• je controleert dossiers van inkomende Exchange studenten en waardeert deze op toelaatbaarheid;
• je onderhoudt contact met onze partnerinstellingen en ondersteunt het beheer van lopende en nieuwe uitwisselingsovereenkomsten;
• je draagt zorg voor de communicatie over de uitwisselingsmogelijkheden in mailings en op de website;
• je vertegenwoordigt onze faculteit bij belangrijke overleggen en netwerkbijeenkomsten.

Hier ga je werken als Exchange Officer voor 32 uur
Je komt te werken in een klein team bestaande uit een coördinator, een Exchange Officer en een Student Assistent die op een informele manier professioneel samenwerken. Daarnaast werkt het team samen met de Academic Director van International Affairs bij het ondersteunen van beleidsmatige en strategische doelstellingen op het gebeid van studentmobiliteit. Je kunt verwachten dat je duidelijke kaders en werkinstructies aangereikt krijgt waarmee je snel zelfstandig aan de slag kunt. We houden van hard werken maar ook van hard lachen en zorgen dat we dat ook dagelijks met elkaar doen. We vinden het belangrijk om goed contact met elkaar te houden en werken minimaal 50% van de tijd op kantoor.

Wij zoeken een collega die zorgvuldig te werk gaat, het prettig vindt om aan meerdere taken te werken en goed in staat is overzicht te behouden over de verschillende lopende werkzaamheden. Daarnaast zoeken we een netwerker, iemand die van nature houdt om contacten te onderhouden en een enthousiasmerende stijl van communiceren heeft. Bij voorkeur heb je ervaring met werken in een internationale omgeving en ben je cultureel sensitief. Tot slot vind je het leuk zelfstandig aan projecten te werken.

• je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• je hebt aantoonbare dienstverlenende ervaring en een klantgerichte instelling;
• je maakt je nieuwe kennis en informatie snel eigen en toepasbaar maakt in een complexe organisatie;
• je hebt ervaring met overzicht bewaken over verschillende deadlines;
• je kunt goed communiceren (schriftelijk als mondeling) in zowel het Nederlands als in het Engels;
• je hebt handigheid in het werken met systemen en maakt deze je snel eigen.

We bieden een parttime dienstverband (32-uur) voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden. Onder voorbehoud van functioneren en financiële en/of organisatorische veranderingen is een vast dienstverband mogelijk.

Op deze functie is het UFO-profiel medewerker Internationaliseing 3 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 8. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.186,- en € 4.255,- bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• pensioenopbouw bij het ABP;
• daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren; 
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.