Als Management Assistent ondersteun en faciliteer je de algemene bedrijfsvoering en je collega’s van het bedrijfsbureau bij de uitvoering van allerlei dagelijkse werkzaamheden.

•    Je biedt ondersteuning op het gebied van personeelsadministratie, o.a.:
o    administratie rondom aanstellingen, evaluatiegesprekken, verlengingen, opleidingen en begeleidingsplannen van PhD’s, het beheer van vacatures, de PhD database, verlengingen en beëindigingen van contracten;
•    administratief ondersteunen van de instituutsmanager en assistent-bedrijfsvoerder bij alle processen en werkzaamheden rondom onderwijs en onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting voor het instituut;
•    ontzorgen van de instituutsdirecteur door het proactief plannen en beheren van zijn afspraken;
•    fungeren als algemeen aanspreekpunt voor medewerkers van het instituut met allerlei dagelijkse vragen;
•    het voorbereiden en begeleiden van afspraken, vergaderingen, bijeenkomsten en/of grote evenementen.
•    het verzorgen van interne/ en externe communicatie, zoals de nieuwsbrief en de website.
Daarnaast verzorg je andere voorkomende secretariële taken zoals het beheren van de algemene mailbox, het boeken van zalen, het bestellen van catering en het bestellen van kantoorartikelen.

Je weet de dag zelfstandig zo efficiënt mogelijk in te delen. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Van jou wordt verwacht dat je zelfstandig werkt en zoekt naar oplossingen. Kortom je hebt een hands-on-mentaliteit en een proactieve werkhouding.
Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken, om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken en bent ook in staat om binnen een complexe organisatie je weg te vinden. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk uitdrukken en beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Belangrijk is ook dat je goed kunt samenwerken en met je enthousiaste en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent daarnaast digitaal vaardig met verschillende computerprogramma’s (o.a. MS Office: Teams, Outlook, Word en Excel). Ervaring met SAP en/of het werken met een CMS-systeem is een pré. Bij voorkeur heb je een relevante opleiding of enige jaren werkervaring op dit gebied. Ook heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (het Nederlands hoeft niet je moedertaal te zijn).

Mocht je (nog) niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 30,4-38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is 1 augustus 2025. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, € 2.899 tot € 3.809 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management/Office Assistent 2 is van toepassing. De CAO Nederlandse Universiteiten | Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

•    232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
•    verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
•    7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
•    gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
•    een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.