Als management/office-assistent ondersteun en faciliteer je de algemene bedrijfsvoering en help je je collega’s van het bedrijfsbureau bij de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden en evenementen. Je administratieve taken omvatten werkzaamheden op de gebied financiën, HR en ICT. Dit zijn onder andere:

Financiële ondersteuning

• Verwerken van onkostendeclaraties en facturen;
• Opmaken van facturen;
• Controleren van projectbudgetten;
• Opstellen van periodieke financiële overzichten voor het instituut.

Personeelsadministratie

• Invoeren van nieuwe aanstellingen;
• Verwerken van evaluatiegesprekken en verlengingen;
• Beëindigen van contracten;
• Beheer van vacatures.

ICT ondersteuning  

• Bestellen van computers en overige hardware;
• Innemen van laptops bij einde dienstverband;
• Aanvragen van digitale toegangsrechten;
• Eerste aanspreekpunt zijn voor gebruikersvragen vanuit het instituut.

Daarnaast ben je achtervang voor je collega’s van het bedrijfsbureau en verzorg je andere voorkomende secretariële taken zoals het beheren van algemene mailboxen, het fungeren als algemeen aanspreekpunt voor medewerkers van het instituut met allerlei dagelijkse vragen, het ondersteunen bij bijeenkomsten en grotere evenementen en het boeken van zalen.

• Zelfstandigheid & prioritering – Je kunt je dag efficiënt indelen, de juiste prioriteiten stellen en proactief handelen.
• Flexibiliteit – Je schakelt snel tussen ad‑hoc taken en kunt binnen een complexe organisatie je weg vinden.
• Communicatieve vaardigheden – Je kunt goed communiceren en je werkt graag samen in een team.
• Digitale vaardigheid – Goede beheersing van MS‑Office (Teams, Outlook, Word, Excel). Ervaring met SAP is een pré.
• Financiële basiskennis – Je controleert binnenkomende facturen en declaraties en assisteert bij het opstellen van financiële overzichten.
• Opleiding/ervaring – Een relevante hbo-opleiding of enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Taalvaardigheid – Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (het Nederlands hoeft niet je moedertaal te zijn).

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week (38 uur is bespreekbaar) voor een periode van 12 maanden. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vastcontract. Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevantewerkervaring, € 3.057 tot € 3.985 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel management/office-assistent en de CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aansecundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en eenonline cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.