Je gaat werken bij het secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Dit team bestaat uit drie collega’s, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega’s een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je de volgende taken:

• Agendabeheer van hoofd Education and Student Centre (ESC);
• Ondersteuning bedrijfsvoerder van de Graduate School of Humanties (GSH) en hoofd afdeling Communicatie en Marketing (C&M);
• Verslaglegging van facultair overleg van opleidingscoördinatoren;
• Ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.);
• Organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• Medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;
• Verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post).

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega’s nodig hebben. Je denkt actief mee over de verdere ontwikkeling van het secretariaat, de werkprocessen, en de manier waarop het team de verschillende opdrachtgevers het beste kan ondersteunen.

 Jouw ervaring en profiel:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• Ruime werkervaring als secretaresse voor bestuurders en/of managers
• Dienstverlenende instelling en communicatief sterk
• In staat tot prioriteren in een hectische werkomgeving
• Aantoonbaar flexibel en stressbestendig
• Zelfstandige werkhouding
• Aantoonbaar ICT-vaardig: bekend met alle tips en trucs van met name mail- en agendabeheer in Outlook, maar ook Word, Excel, Teams etc., in staat zich nieuwe programma’s snel eigen te maken en ook collega’s actief mee te nemen in het gebruik van slimme toepassingen
• Goede beheersing van het Nederlands en Engels
• Affiniteit met hoger onderwijs en de geesteswetenschappen

Ervaring met werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.    

• Op deze functie is het UFO-profiel Management/Office-assistent 2 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 7. Afhankelijk van relevante ervaring bedraagt het salaris bij aanvang van het dienstverband, €3.202 - €4.159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een dienstverband van 32-38 uur per week, met uitzicht op vast (na positieve beoordeling);
• De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing;
• Een werkplek in hartje Amsterdam.