Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor studenten, tutoren en collega’s. Je zorgt ervoor dat onderwijsadministratieve processen soepel verlopen. Je werkzaamheden zijn afwisselend: van het beantwoorden van studentvragen tot het controleren van gegevens in systemen en het meedenken over hoe processen slimmer kunnen. 

Je houdt je onder meer bezig met: 

• het uitvoeren van het vakaanmeldproces: van voorbereiding en communicatie tot verwerking en opvolging;
• het helpen van studenten met vragen over hun studieprogramma, bijvoorbeeld tijdens office hours;
• contact met tutoren (studieadviseurs), docenten en collega’s over vakaanmelding en studieadministratie;
• het verwerken en controleren van studentgegevens in systemen zoals SIS en Datanose, waaronder vakinschrijvingen, cijfers en studiepunten;
• contact met centrale UvA-teams, waaronder het GLASS-team voor vakaanmelding, en met het Datanose-team van de FNWI;
• het signaleren van knelpunten en terugkerende vragen en het meedenken over praktische oplossingen;
• het maken of ondersteunen bij overzichten en rapportages over bijvoorbeeld vakvoorkeuren en capaciteit;
• het ondersteunen van andere processen binnen de onderwijsadministratie, zoals afstuderen, cijferlijsten, honoursinschrijvingen en afwijkende studieprogramma’s voor gaststudenten. 

Je krijgt snel eigen verantwoordelijkheden, maar staat er nooit alleen voor: je werkt intensief samen met je directe collega’s in het Student & Education Administration-team. 

Je hoeft niet alles al te kunnen. Wel ben je iemand die zorgvuldig werkt, makkelijk contact maakt en graag uitzoekt hoe iets in elkaar zit. 

Je herkent jezelf in het volgende: 

• Je hebt affiniteit met onderwijs en met het werken met — en voor — (internationale) studenten.
• Je bent een aanpakker: je ziet wat er moet gebeuren, pakt het op en vraagt hulp wanneer dat nodig is.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig met gegevens.
• Je bent servicegericht, vriendelijk en duidelijk, ook wanneer je nee moet verkopen of een ingewikkelde vraag moet uitleggen.
• Je vindt het leuk om processen en systemen te leren kennen en problemen stap voor stap uit te zoeken.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en behoudt overzicht wanneer het druk is.
• Je communiceert helder in het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk, op minimaal C1-niveau.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen je snel eigen. 

Ervaring met studentenadministratie, SIS, Datanose of een vergelijkbaar administratiesysteem is een pre, maar we nodigen ook kandidaten uit die aan het begin van hun loopbaan staan en relevante ervaring hebben opgedaan in bijvoorbeeld administratie, klantenservice, onderwijs of een internationale organisatie. 

Je krijgt een afwisselende functie in een kleinschalige, internationale academische omgeving. Je werkt in een warm en betrokken team waarin we veel kennis delen, samen oplossingen vinden en oog hebben voor elkaar. 

Daarnaast bieden we: 

• een aanstelling van 0,6 fte (24 uur per week) voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren;
• een salaris van minimaal € 3.537-, tot maximaal €4.673-, bruto per maand bij een volledige werkweek van 38 uur, afhankelijk van kennis en ervaring (schaal 8, cao Nederlandse Universiteiten);
• het UFO-profiel Medewerker Studentenzaken 2;
• ruime mogelijkheden voor studie, ontwikkeling en het opbouwen van ervaring binnen het hoger onderwijs;
• een ruime vakantieregeling, een eindejaarsuitkering en 232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime dienstverband;
• extra vrije dagen tussen Kerst en 1 januari. 

Omdat je veel contact hebt met studenten en collega’s, werk je voornamelijk op kantoor. Thuiswerken is in overleg soms mogelijk. Augustus is een belangrijke en drukke voorbereidingsmaand voor het nieuwe academische jaar; in die periode is verlof daarom beperkt. In rustigere periodes is er juist meer ruimte om vakantie op te nemen. 

Meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden vind je [hier].