Je rol kent twee onderdelen. Beide nemen ongeveer de helft van je werktijd in beslag. 

Kantoor- & managementondersteuning 

• Beheren van de agenda's van het team.
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen van de Programmaraad, de Adviesraad en het kernteam. 
• Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor tijdige opvolging van actiepunten.
• Beheren van de algemene mailbox en fungeren als eerste aanspreekpunt voor organisatorische vragen. 
• Ondersteunen van administratieve HR-processen, zoals onboarding, offboarding, en gastvrijheidsovereenkomsten .

Event coördinatie 

• Coördineren van evenementen en activiteiten van SEVEN, van locatieselectie en catering tot logistieke uitvoering, zoals maandelijkse community vergaderingen; werkgroepen; ronde tafels; jaarlijks SEVEN Forum; en ad-hoc evenementen.
• Nauw samenwerken met de communicatieadviseur en wetenschappelijke staf bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen. 
• Bewaken van de voortgang van evenementen en rapporteren aan het management. 

Je rapporteert rechtstreeks aan de programma manager van SEVEN. 

Je hebt sterke organisatorische vaardigheden, werkt proactief en nauwkeurig en kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving. Je past je makkelijk aan en vindt het leuk om snel te schakelen tussen verschillende taken. Verder breng je mee: 

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of events-gerelateerde richting. 
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol. 
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.  
• Zeer goede beheersing van zowel Nederlands als Engels.
• Sterke digitale vaardigheden en aantoonbare ervaring met MS Office 365 (waaronder Teams en Outlook), en planningstools; je bent snel thuis in nieuwe digitale omgevingen en tools. 
• Affiniteit met de thema's en missie van SEVEN is een pré.

 Je bent resultaatgericht, verbindend en ondernemend. Je neemt initiatief en ziet kansen om processen te verbeteren. Je behoudt je rust en overzicht, ook wanneer meerdere zaken tegelijk spelen. 

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden met uitzicht op vast dienstverband. Overwegingen van financiële en/of organisatorische aard kunnen aanleiding geven dezelfde functie niet voort te zetten. Het dienstverband is voor 30,4 uur per week. Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband bedraagt € 3.382 tot €4.484 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.