Als Events Assistent ga je meewerken bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten voor scholieren, studenten en medewerkers.

• Je assisteert de Evenementen Coördinator bij de voorbereidingen (zaalreserveringen, afspraken maken met leveranciers, facilitaire diensten regelen, catering en promotiematerialen bestellen, deelnemerslijsten bijhouden, printwerk verzorgen, naambadges maken)

• Je helpt mee tijdens het evenement (inrichten ontvangstbalie, ontvangst deelnemers, catering checken, hands-on problemen verhelpen)

• Je zorgt (mede) voor een correcte afronding van bijeenkomsten (opruimen materialen, evaluatie uitwerken, aantal aanwezigen registreren, financiële afronding)

Als Office Assistent ondersteun en faciliteer je de algemene bedrijfsvoering en je collega’s van de afdeling Communicatie & Marketing bij de uitvoering van allerlei dagelijkse werkzaamheden.

• Je biedt ondersteuning op het gebied van personeelsadministratie (zoals het bijhouden van personele overzichten), de facilitaire begeleiding van nieuwe medewerkers en het meehelpen bij sollicitatieprocedures.

• Je assisteert bij de financiële administratie van de afdeling door het bijhouden van financiële overzichten en het controleren van facturen en declaraties.

Daarnaast verzorg je secretariële zaken zoals het beheren van de algemene mailbox, zicht houden op de afdelingsagenda, het praktisch organiseren van het afdelingsoverleg en bijhouden van de actielijst, helpen bij de uitvoering van werkafspraken en je zorgt ervoor dat de voorraad kantoorartikelen en relatiegeschenken op peil blijft.

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken, om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken en bent ook in staat om binnen een complexe organisatie je weg te vinden. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk uitdrukken en beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Belangrijk is ook dat je goed kunt samenwerken en met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent daarnaast digitaal vaardig met verschillende computerprogramma’s (MS Office: met nadruk op Teams, Outlook, Word en Excel). En bij voorkeur heb je een relevante opleiding of enige jaren werkervaring op dit gebied.

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen. Mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 28 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zsm. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, € 2.899 tot € 3.809 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Communicatiemedewerker 3 / Management/Office Assistent 2 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;

• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;

• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;

• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;

• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;