Secretaris Facility Services en leidinggevende Bedrijfsbureau

Secretaris Facility Services en leidinggevende Bedrijfsbureau

Werken bij de UvA

Secretaris van de dienst Facility Services

De dienst Facility Services (FS) bekleedt een bijzondere rol binnen de Gemeenschappelijk Diensten van de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam; zonder FS is er namelijk geen onderwijs. FS bestaat uit de afdelingen Huisvesting, Facilitair Management, Inkoop Contractmanagement & Logistiek, Bureau Onderwijslogistiek en het Bedrijfsbureau. 

Als Secretaris van FS en leidinggevende van het Bedrijfsbureau heb je een duidelijke taak; de primaire focus van je werkzaamheden ligt op het verder professionaliseren van de dienstverlening van Facility Services. Enerzijds door als Secretaris in te spelen op actuele vragen. Anderzijds door je team van professionals verder te ontwikkelen in hun dienstverlening.

Werken bij de UvA

Secretaris van de dienst Facility Services

De dienst Facility Services (FS) bekleedt een bijzondere rol binnen de Gemeenschappelijk Diensten van de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam; zonder FS is er namelijk geen onderwijs. FS bestaat uit de afdelingen Huisvesting, Facilitair Management, Inkoop Contractmanagement & Logistiek, Bureau Onderwijslogistiek en het Bedrijfsbureau. 

Als Secretaris van FS en leidinggevende van het Bedrijfsbureau heb je een duidelijke taak; de primaire focus van je werkzaamheden ligt op het verder professionaliseren van de dienstverlening van Facility Services. Enerzijds door als Secretaris in te spelen op actuele vragen. Anderzijds door je team van professionals verder te ontwikkelen in hun dienstverlening.

Alles over deze vacature

Dit ga je doen

Als Secretaris ben je actief op de volgende velden:

1. Strategisch-bestuurlijke ondersteuning 

  • Voorbereiden en bewaken van besluitvormingstrajecten 
    Zorgt dat stukken op tijd worden aangeleverd, dat besluitvormingsprocessen (zoals MT, BVO’s, CvB, medezeggenschap) goed verlopen en besluiten juist worden gedocumenteerd. 
  • Opstellen en coördineren van notities, vergaderstukken en adviezen 
    Voert regie op inhoud en kwaliteit van notities, adviezen, besluitvormingsdocumenten.
  • Verbindt het Bedrijfsbureau met andere onderdelen van de FS organisatie, bewaakt samenhang tussen strategische dossiers en beleidslijnen. 

2. Leidinggevende taken 

  • Aansturen van een team 
    Het Bedrijfsbureau bestaat uit 40 collega’s, waaronder 3 teamleiders en 11 direct reports. De werkgebieden zijn divers en richten zich voornamelijk op de interne bedrijfsvoering van FS of zijn ter ondersteuning van de FS-dienstverlening: kaartmanagement en bijbehorende systemen (waaronder toegangsverlening), communicatie, servicedesk, Beheer FMIS systeem, facilitaire evenementencoördinatie, secretariaat, projecten en informatiemanagement, beveiliging en privacy en rapportages.
  • Kwaliteitsbewaking en procesoptimalisatie 
    Werkt aan verbetering van de dienstverlening van het Bedrijfsbureau. 
  • Capaciteits- en werkverdeling 
    Ziet toe op een goede en passende taakverdeling binnen de diverse teams, anticipeert op piekbelasting en zorgt voor inzetbaarheid van personeel. 

3. Inhoudelijke coördinatie binnen beleids- of stafprocessen 

  • Bewaking van integrale beleidsdossiers 
    Draagt vanuit FS bij aan het nieuw op te stellen UvA en HvA beleid. Implementeert het UvA en HvA brede beleid binnen de dienst. Signaleert eventuele knelpunten hierbinnen. 
  • Opstellen van beleidsvoorstellen 
    Levert input voor jaarplannen, beleidsnotities, evaluaties en coördineert de vragen van de studentenraden en medezeggenschap en de CvB’s. 
  • Signaleringsfunctie 
    Houdt zicht op interne en externe ontwikkelingen en adviseert het MT of bestuur over relevante trends of risico’s.

4. Verbinding en communicatie 

  • Sparringpartner van het MT 
    Is een sparringpartner, strategisch adviseur en klankbord voor afdelingshoofden en de directeur. Adviseert proactief en strategisch. 
  • Voorzitter TFO en SFO 
    Zit namens FS beide tactisch facilitaire overleggen van de instellingen voor. Zorgt daarbij voor goede en heldere afstemming en besluitvorming.
  • Netwerkopbouw binnen en buiten de organisatie 
    Werkt samen met collega-secretarissen, beleidsadviseurs en stafhoofden elders in de organisatie, en onderhoudt relaties met externe partners waar nodig. 

Je legt verantwoording af aan de directeur FS, adviseert het MT-FS op strategische onderwerpen en maakt deel uit van datzelfde MT op de onderdelen personeel en financiën. Je werkt nauw samen met de andere Mt-leden, de HR-adviseur, de controllers én natuurlijk met de collega’s binnen jouw eigen afdeling en in de organisatie.

Dit vragen we van jou

  • Je hebt universitair werk- en denkniveau, verkregen door (minimaal) een afgeronde Bachelor opleiding aangevuld met relevante werkervaring in vergelijkbare organisaties met gelijksoortige verantwoordelijkheden;
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als secretaris en/of als leidinggevende;
  • Je hebt affiniteit met de FS-dienstverlening en de onderwerpen die de teams van het Bedrijfsbureau uitvoeren;
  • Je bent in staat om complexe problemen te analyseren en op een gestructureerde manier aan te pakken;
  • Je bent in staat om over de grenzen van de eenheid heen te kijken, begrijpt de verschillende belangen en drijfveren en kan organisatiebelang voor je eigen belang laten gaan;
  • Je bent en werkt kritisch en zelfstandig, weet snel vertrouwen te winnen en handelt met integriteit, betrouwbaarheid en sensitiviteit;
  • Je bent transparant in acties en je neemt anderen mee in het proces;
  • Je beschikt over zeer goede communicatievaardigheden, zowel in woord als geschrift.

Dit bieden we jou nog meer

Een dynamische werkomgeving waar je veel ruimte krijgt voor individuele inbreng en waar jouw expertise wordt gewaardeerd! 

Deze functie past binnen het functieprofiel Bestuurssecretaris 1. Bij deze functie hoort schaal 13. Het salaris bedraagt minimaal €6.286,- tot maximaal €7.651,- bruto per maand bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%) en is afhankelijk van competenties en ervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling, bieden wij jou:

  • Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken;
  • Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners;
  • De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (HvA en UvA);
  • Een leuke facilitaire omgeving om binnen te werken.

Het betreft een fulltime dienstverband. We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Hogehilweg 21, Amsterdam.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam. Voor de HvA, zie medewerkers aan het woord

De eerste ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 4 september 2025 tussen 10.00 uur en 14.00 uur

De tweede ronde op dinsdag 9 september 2025 tussen 15.00 uur en 17.30 uur

Alles over deze vacature

Dit ga je doen

Als Secretaris ben je actief op de volgende velden:

1. Strategisch-bestuurlijke ondersteuning 

  • Voorbereiden en bewaken van besluitvormingstrajecten 
    Zorgt dat stukken op tijd worden aangeleverd, dat besluitvormingsprocessen (zoals MT, BVO’s, CvB, medezeggenschap) goed verlopen en besluiten juist worden gedocumenteerd. 
  • Opstellen en coördineren van notities, vergaderstukken en adviezen 
    Voert regie op inhoud en kwaliteit van notities, adviezen, besluitvormingsdocumenten.
  • Verbindt het Bedrijfsbureau met andere onderdelen van de FS organisatie, bewaakt samenhang tussen strategische dossiers en beleidslijnen. 

2. Leidinggevende taken 

  • Aansturen van een team 
    Het Bedrijfsbureau bestaat uit 40 collega’s, waaronder 3 teamleiders en 11 direct reports. De werkgebieden zijn divers en richten zich voornamelijk op de interne bedrijfsvoering van FS of zijn ter ondersteuning van de FS-dienstverlening: kaartmanagement en bijbehorende systemen (waaronder toegangsverlening), communicatie, servicedesk, Beheer FMIS systeem, facilitaire evenementencoördinatie, secretariaat, projecten en informatiemanagement, beveiliging en privacy en rapportages.
  • Kwaliteitsbewaking en procesoptimalisatie 
    Werkt aan verbetering van de dienstverlening van het Bedrijfsbureau. 
  • Capaciteits- en werkverdeling 
    Ziet toe op een goede en passende taakverdeling binnen de diverse teams, anticipeert op piekbelasting en zorgt voor inzetbaarheid van personeel. 

3. Inhoudelijke coördinatie binnen beleids- of stafprocessen 

  • Bewaking van integrale beleidsdossiers 
    Draagt vanuit FS bij aan het nieuw op te stellen UvA en HvA beleid. Implementeert het UvA en HvA brede beleid binnen de dienst. Signaleert eventuele knelpunten hierbinnen. 
  • Opstellen van beleidsvoorstellen 
    Levert input voor jaarplannen, beleidsnotities, evaluaties en coördineert de vragen van de studentenraden en medezeggenschap en de CvB’s. 
  • Signaleringsfunctie 
    Houdt zicht op interne en externe ontwikkelingen en adviseert het MT of bestuur over relevante trends of risico’s.

4. Verbinding en communicatie 

  • Sparringpartner van het MT 
    Is een sparringpartner, strategisch adviseur en klankbord voor afdelingshoofden en de directeur. Adviseert proactief en strategisch. 
  • Voorzitter TFO en SFO 
    Zit namens FS beide tactisch facilitaire overleggen van de instellingen voor. Zorgt daarbij voor goede en heldere afstemming en besluitvorming.
  • Netwerkopbouw binnen en buiten de organisatie 
    Werkt samen met collega-secretarissen, beleidsadviseurs en stafhoofden elders in de organisatie, en onderhoudt relaties met externe partners waar nodig. 

Je legt verantwoording af aan de directeur FS, adviseert het MT-FS op strategische onderwerpen en maakt deel uit van datzelfde MT op de onderdelen personeel en financiën. Je werkt nauw samen met de andere Mt-leden, de HR-adviseur, de controllers én natuurlijk met de collega’s binnen jouw eigen afdeling en in de organisatie.

Dit vragen we van jou

  • Je hebt universitair werk- en denkniveau, verkregen door (minimaal) een afgeronde Bachelor opleiding aangevuld met relevante werkervaring in vergelijkbare organisaties met gelijksoortige verantwoordelijkheden;
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als secretaris en/of als leidinggevende;
  • Je hebt affiniteit met de FS-dienstverlening en de onderwerpen die de teams van het Bedrijfsbureau uitvoeren;
  • Je bent in staat om complexe problemen te analyseren en op een gestructureerde manier aan te pakken;
  • Je bent in staat om over de grenzen van de eenheid heen te kijken, begrijpt de verschillende belangen en drijfveren en kan organisatiebelang voor je eigen belang laten gaan;
  • Je bent en werkt kritisch en zelfstandig, weet snel vertrouwen te winnen en handelt met integriteit, betrouwbaarheid en sensitiviteit;
  • Je bent transparant in acties en je neemt anderen mee in het proces;
  • Je beschikt over zeer goede communicatievaardigheden, zowel in woord als geschrift.

Dit bieden we jou nog meer

Een dynamische werkomgeving waar je veel ruimte krijgt voor individuele inbreng en waar jouw expertise wordt gewaardeerd! 

Deze functie past binnen het functieprofiel Bestuurssecretaris 1. Bij deze functie hoort schaal 13. Het salaris bedraagt minimaal €6.286,- tot maximaal €7.651,- bruto per maand bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%) en is afhankelijk van competenties en ervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling, bieden wij jou:

  • Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken;
  • Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners;
  • De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (HvA en UvA);
  • Een leuke facilitaire omgeving om binnen te werken.

Het betreft een fulltime dienstverband. We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Hogehilweg 21, Amsterdam.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam. Voor de HvA, zie medewerkers aan het woord

De eerste ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 4 september 2025 tussen 10.00 uur en 14.00 uur

De tweede ronde op dinsdag 9 september 2025 tussen 15.00 uur en 17.30 uur

Jouw plek bij de UvA

In dit team/bij deze dienst, kom je te werken

De dienst Facility Services (FS) is verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening van de HvA en de UvA. Samen met onze collega-diensten (Administratief Centrum (AC), de Bibliotheek (UB) en ICTS) leveren wij ondersteuning aan het onderwijs en onderzoek. FS omvat onder meer: onderwijsfaciliteiten, faciliteiten in en om de gebouwen, huisvesting, inkoop en logistiek en facilitaire zaken rondom evenementen. Ruim 300 FS-collega’s zetten zich elke dag samen in om ervoor te zorgen dat docenten, studenten, onderzoekers en andere medewerkers hun werk zo goed en prettig mogelijk kunnen doen.  

Vanuit deze rol ben je onderdeel van het MT-FS en geef je direct en indirect leiding aan ruim 40 medewerkers.

Voor meer informatie zie onze LinkedIn-pagina Universiteit van Amsterdam: Werken in de Facilitaire Dienstverlening | LinkedIn en de websites: www.HvA.nl en www.UvA.nl

Past deze vacature niet bij jouw profiel? We hebben nog meer vacatures! 
Kijk hiervoor bij de vacatures van FS bij de HvA en de UvA. 

Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de UvA Sollicitatiecode aan.

Meer over de UvA

De Universiteit van Amsterdam is ambitieus, creatief en betrokken. Sinds 1632 een inspiratie voor studenten, een voorhoedespeler in de internationale wetenschap en een partner in vernieuwing.
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 44.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Jouw plek bij de UvA

Hier ga je werken

In dit team/bij deze dienst, kom je te werken

De dienst Facility Services (FS) is verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening van de HvA en de UvA. Samen met onze collega-diensten (Administratief Centrum (AC), de Bibliotheek (UB) en ICTS) leveren wij ondersteuning aan het onderwijs en onderzoek. FS omvat onder meer: onderwijsfaciliteiten, faciliteiten in en om de gebouwen, huisvesting, inkoop en logistiek en facilitaire zaken rondom evenementen. Ruim 300 FS-collega’s zetten zich elke dag samen in om ervoor te zorgen dat docenten, studenten, onderzoekers en andere medewerkers hun werk zo goed en prettig mogelijk kunnen doen.  

Vanuit deze rol ben je onderdeel van het MT-FS en geef je direct en indirect leiding aan ruim 40 medewerkers.

Voor meer informatie zie onze LinkedIn-pagina Universiteit van Amsterdam: Werken in de Facilitaire Dienstverlening | LinkedIn en de websites: www.HvA.nl en www.UvA.nl

Past deze vacature niet bij jouw profiel? We hebben nog meer vacatures! 
Kijk hiervoor bij de vacatures van FS bij de HvA en de UvA. 

Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de UvA Sollicitatiecode aan.

Meer over de UvA

De Universiteit van Amsterdam is ambitieus, creatief en betrokken. Sinds 1632 een inspiratie voor studenten, een voorhoedespeler in de internationale wetenschap en een partner in vernieuwing.
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 44.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Belangrijk om te weten

Jouw sollicitatie & contact

Is dit de baan voor jou en word jij onze nieuwe collega? Wij zijn benieuwd naar jou!

Klik bovenin op deze pagina op de knop “solliciteer” om direct te solliciteren.

Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met:

(Gebruik dit emailadres uitsluitend voor het stellen van vragen: we verwerken alleen sollicitaties die we ontvangen via de sollicitatie onderaan deze vacature).

Heb je nog vragen over je sollicitatie of het proces? Neem dan gerust contact op met: 

Ook belangrijk!

Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Gaan we niet op in.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Let op! Voor deze vacature communiceren wij een (uiterste) sluitingsdatum. Echter, bij de ontvangst van passende of aansluitende sollicitaties kunnen er al vóór de sluitingsdatum sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Bij gebleken geschiktheid kan dit eventueel betekenen dat de vacature vervuld wordt voor het verlopen van de gecommuniceerde uiterste sluitingsdatum.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.
Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.

Belangrijk om te weten

Jouw sollicitatie & contact

Is dit de baan voor jou en word jij onze nieuwe collega? Wij zijn benieuwd naar jou!

Klik bovenin op deze pagina op de knop “solliciteer” om direct te solliciteren.

Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met:

(Gebruik dit emailadres uitsluitend voor het stellen van vragen: we verwerken alleen sollicitaties die we ontvangen via de sollicitatie onderaan deze vacature).

Heb je nog vragen over je sollicitatie of het proces? Neem dan gerust contact op met: 

Ook belangrijk!

Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Gaan we niet op in.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Let op! Voor deze vacature communiceren wij een (uiterste) sluitingsdatum. Echter, bij de ontvangst van passende of aansluitende sollicitaties kunnen er al vóór de sluitingsdatum sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Bij gebleken geschiktheid kan dit eventueel betekenen dat de vacature vervuld wordt voor het verlopen van de gecommuniceerde uiterste sluitingsdatum.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.
Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.

Mis jouw droombaan niet!

Stel een job alert in en wij houden je automatisch op de hoogte van nieuwe & relevante vacatures!

Mis jouw droombaan niet!

Stel een job alert in en wij houden je automatisch op de hoogte van nieuwe & relevante vacatures!