Als Stagecoördinator zorg je ervoor dat het stageproces soepel, transparant en professioneel verloopt. Het doel van jouw functie is helder: jij borgt de kwaliteit van de stageprocedures, en helpt studenten om hun stage te formaliseren.
Je hebt geregeld contact met docenten, de onderwijsdirectie, studieadviseurs, beleidsadviseurs, Juridische Zaken en centrale UvA‑afdelingen. Samen zorgen jullie ervoor dat stages voldoen aan alle voorwaarden dat het Career Portal goed gevuld is met relevante stages en dat studenten goed worden voorgelicht. Je combineert administratieve zorgvuldigheid met directe impact op studenten en het verder professionaliseren van het stageproces. 

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Afhandelen van stageaanvragen van studenten via e‑mail en ServiceNow;
• Adviseren van studenten over stageprocedures (ook in combinatie met scriptie) via contactkanalen, wekelijkse inloopuren, en facultaire informatiedagen en -avonden (ook in de avonduren);
• Controleren, verwerken, documenteren en archiveren van stagecontracten en bijbehorende documenten en waarborgen van naleving van IND‑regelgeving;
• Verzamelen van stagedata voor prestatie-indicatoren en accreditaties;
• Storytelling van stage‑ervaringen en vergroten van zichtbaarheid richting studenten en docenten;
• In contact blijven met (internationale) studenten, onderwijsbalie, beleidsadviseurs, programmadirectie, Juridische Zaken, centrale UvA‑stafafdelingen en externe organisaties over standard operating procedures, stagecoördinatie, contractmanagement, opdrachtformulering, en data/intellectueel eigendom‑voorwaarden;
• Werven van stagebedrijven en relatiemanagement ter bevordering van het JobPortal. Hierin trek je samen op met de Manager Partner and Alumni Engagement en de Officer Student Career Services;
• Bewaken en waar nodig aanpassen/professionaliseren van standard operating procedures voor stages en het actueel houden van studentinformatie op de website;
• Aansturen van de student-assistenten Stages die stage-aanvragen van studenten afhandelen en de wekelijkse stage-inloopuren verzorgen;
• Assisteren van de BSc Stageprogrammacoördinator bij het afhandelen van e-mails naar studenten en bedrijven; het updaten van informatie op de stagewebsite en de verwerking van de cijfers.

• Je hebt een voltooide universitaire masteropleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als stagebegeleider bij voorkeur binnen het hoger onderwijs;
• Je hebt een goed inlevingsvermogen in (internationale) studentvraagstukken en beschikt over sociale, organisatorische en interculturele vaardigheden;
• Je vindt het interessant om werkzaamheden uit te voeren op het gebied van studentondersteuning en professionele ontwikkeling;
• Je hebt affiniteit met het professionaliseren van organisatieprocessen;
• Je hebt een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift;
• Je bent stressbestendig en blijft rustig en zorgvuldig werken wanneer veel aanvragen, deadlines en ad‑hoc vragen tegelijk binnenkomen;
• Je voelt je comfortabel in een dynamische omgeving: je schakelt makkelijk tussen studenten, bedrijven en interne afdelingen, en tussen inhoudelijke vragen en administratieve taken;
• Je bent flexibel: je kunt omgaan met veranderende regelgeving, nieuwe procedures en piekperiodes in het studiejaar;
• Je bent oplossingsgericht: bij knelpunten denk je mee in mogelijkheden en zoek je actief naar werkbare oplossingen binnen de geldende kaders.

We bieden een dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden. Onder voorbehoud van het functioneren en de financiële en organisatorische veranderingen kan het jaarcontract omgezet worden naar een vast dienstverband.
Op deze functie is het UFO-profiel Stage Coördinator 2 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 9. Dit betekent een bruto maandsalaris van €3873 - €5264 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring.
De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren; 
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.