Als instituutsmanager draag je zorg voor de efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering en bevorder je een inclusieve en veilige werkomgeving. Daarnaast zorg je ervoor dat ook aan de wetenschap verbonden processen goed verlopen. Je stuurt het bedrijfsbureau van API aan en als lid van het managementteam ben je betrokken bij het operationeel, financieel en strategisch beleid van het instituut, zowel als onderdeel van de faculteit en universiteit, als in de nationale context. 

Je ondersteunt en adviseert de instituutsdirecteur over de bedrijfsvoering, in relatie tot de wetenschappelijke doelstellingen van het instituut en binnen de context van de faculteit en universiteit. In overleg met instituutsmanagers van de overige instituten en de universitaire staf stem je de werkzaamheden en processen van API af met die van de faculteit

Jouw functie omvat de volgende taken:

• Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van de bedrijfsvoeringsprocessen (financiën, personeel, huisvesting en administratieve ondersteuning);
• Je stelt de meerjarige instituutsbegroting op, draagt namens het instituut bij aan de planning- en control cyclus, en levert managementrapportages aan. Dit in samenwerking met de financiële administratie van de faculteit en met kennis van parameters zoals overhead, matching, reserves en meer.
• Je adviseert bij het formuleren van de algemene strategie en van het beleid van het instituut o.a. met betrekking tot de bedrijfsvoering; 
• Je draagt bij aan de realisatie van de doelstellingen voor onder meer valorisatie, acquisitie en communicatie; 
• Je verzorgt en begeleidt het administratief beheer van onder meer (internationale) onderzoekssubsidies en onderwijsondersteuning; 
• Je houdt toezicht op de uitvoering van en bent verantwoordelijk voor het  Arbo-, Milieu- en Veiligheidsbeleid en de informatievoorziening en faciliteiten binnen het instituut; 
• Je geeft leiding aan de ondersteunende medewerkers van het instituut (momenteel 5 personen); 
• Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteit brede overleggen en projecten.

• Afgeronde academische opleiding op master of PhD niveau;
• Ervaring met bedrijfsvoeringaspecten zoals personele aangelegenheden, financiën, facilitaire zaken en beheer van (wetenschappelijke) onderzoeksprojecten;
• Vaardig met Excel; Ervaring met SAP, Power BI of vergelijkbare systemen is een pré;
• Werkervaring in een complexe organisatie, bij voorkeur in een academische context;
• Coördinerende of leidinggevende ervaring;
• Ervaring met de organisatie van (wetenschappelijke) projecten;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Daarnaast herken je je in de volgende persoonskenmerken:

• Organisatiesensitief;
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Verbindende kwaliteiten die samenwerkingen realiseert;
• Proactief, dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling.

Een tijdelijk dienstverband van 1 jaar voor 32-38  uur per week. Indien we jouw functioneren positief beoordelen, volgt aansluitend een vast dienstverband. Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 4.728 tot € 6.433 bruto per maand (schaal 11) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8 % vakantie- en 8,3 % eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel coordinator bedrijfsvoering 2 is van toepassing. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.