De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• HR-taken: invoeren en proces bewaken van aanstellingen/mutaties/verlengingen;
• Financiële taken: controle van inkomende facturen en declaraties, het opstellen van facturen en overboekingsverzoeken;
• Beheer van databestanden: het verwerken van vakkenlijsten, overzichten medewerkers en gesprekscycli, het reserveren van zalen of buitenlocaties en de logistiek rondom evenementen.

Daarnaast ben je back-up voor collega’s van het secretariaat en verricht je algemene secretariële- en organisatorische werkzaamheden waaronder post- en telefoonafhandeling, het verzorgen van correspondentie, notuleren en agendabeheer, het plannen/organiseren van vergaderingen of evenementen.

Dit betekent dat je o.a.:

• Een belangrijke bijdrage levert aan o.a. de personeelsregistratie en het wegwijs maken van medewerkers en gasten;
• Vragen beantwoordt en jouw collega’s helpt bij het reserveren van ruimtes, verzorgen van catering, de organisatie en notuleren van bijeenkomsten en het bijhouden van voorraden;
• Het eerste controlepunt bent voor aangeleverde facturen en declaraties;
• Zelfstandig de stroom van binnenkomende e-mails afhandelt en archiveert;
• De Instituutsmanager en Coördinator Bedrijfsvoering ondersteunt bij processen en werkzaamhedenrondom financiën, ICT en huisvesting;
• Nauw samenwerkt met jouw collega managementassistent en elkaar helpt bij pieken en afwezigheid;
• Medeverantwoordelijk bent voor deeltaken van de ICT-contactpersoon, zoals uitgave en inlevering van leenlaptops van medewerkers en beheer van mailinglijsten.

Je kunt goed prioriteiten stellen, voelt je betrokken en het is belangrijk dat je efficiënt en effectief kan werken. Je herkent situaties waarin pro-activiteit en snel schakelen gewenst is. Ook heb je een servicegerichte en positieve instelling. Je herkent jezelf in onderstaande punten:

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding;
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Enige werkervaring op het gebied van personeelsbeheer en/of financieel beheer;
• Prioriteiten kunnen stellen;
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• Een collegiale en dienstverlenende instelling;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office en Microsoft Teams.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. De werktijden zijn flexibel en je kan de uren ook over 5 dagen verdelen.

Het brutomaandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van €2.899 tot €3.809 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management Assistent en cao Universiteiten van Nederland zijn van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels;
• Toegang tot een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt. 

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.