Je komt te werken op een plek waar de culturele sector, academische wereld en het erfgoed samenkomen. Het Allard Pierson is het museum en kennisinstituut voor de erfgoedcollecties van de Universiteit van Amsterdam. We brengen verleden en heden tot leven, samen met studenten, onderzoekers en bezoekers. In deze functie ben jij de spil achter de schermen: betrokken, scherp en bereid om altijd een paar stappen vooruit te denken.

Als managementassistent bij het Allard Pierson:

• Beheer je complexe agenda’s en houd je het overzicht over prioriteiten en deadlines;
• organiseer en coördineer je vergaderingen van A tot Z: plannen, voorbereiden, notuleren én bewaken van actiepunten en besluiten;
• ondersteun je de bedrijfsvoering op HR-gebied, bijvoorbeeld bij jaargesprekken, sollicitatierondes en het op orde houden van personeelsdossiers;
• denk je mee, werk je gestructureerd en zorg je dat zaken goed gedocumenteerd en opgevolgd worden;
• springt je bij waar nodig en neem waar voor collega’s van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA bij afwezigheid.

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• minimaal mbo-niveau 4 werk- en denkniveau;
• ten minste 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie;
• ruime ervaring met verschillende softwareprogramma’s, zoals MS365, bestel- en reserveringsystemen;
• mondeling en schriftelijk goed uit kunnen drukken in zowel Nederlands als Engels;
• een proactieve, sociale, nauwkeurige en dienstverlenende instelling.

Je hebt gevoel voor verhoudingen, kunt prioriteiten stellen en werkt met discretie. Een BHV-certificaat (of bereidheid dit te behalen) is een pre.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening. Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

• analytisch vermogen;
• organisatiesensitiviteit;
• sterke communicatieve vaardigheden;
• prioriteringsvermogen.