Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere: 

• Organiseren en uitvoeren van het afdeling brede opleidingsbeleid, waaronder: 
  Het plannen van deelnemers, versturen van uitnodigingen, maken van presentielijsten, verzenden van reminders, regelen lokalen, aanmelden en begeleiden van docenten, beheren van het lesmateriaal, het verstrekken van diploma’s en het beheren en bijhouden van het opleidingsoverzicht voor alle opleidingsactiviteiten van medewerkers; 
• Organiseren en uitvoeren van het BHV-beleid, waaronder: 
  Het organiseren van trainingen en het bestellen van BHV-middelen volgens inkoopprocedures; 
• Beheren van en overzicht hebben over de facturatie & administratie, waaronder: 
  Het controleren van facturen, administreren en toekennen BHV van vergoedingen of de doorbelasting van no-shows; 
• Het operationeel ondersteunen van de teamleiders, waaronder het voorbereiden en organiseren van de kwartaalbijeenkomsten; 
• Het beantwoorden van algemene vragen en het bijhouden van diverse mailboxen; 
• Aanspreekpunt zijn voor de FS-organisatie op gebied van BHV en opleidingen.; 
• Het beheren, bijhouden en borgen van documenten, zoals handboeken en andere publicaties. 

Om succesvol in je rol als Medewerker Afdelingsondersteuning te zijn vraagt het van jou dat je het prettig vindt om in een omgeving te werken die groeiende is en een team dat zich ontwikkelt. Dat vraagt van jou dat je initiatief en eigenaarschap toont, meehelpt structuur te geven aan de groei van de afdeling, dat je om kunt gaan met de vrijheid om zelf met oplossingen te komen en jij een aanstekelijke energie hebt die zorgt dat jij je omgeving in beweging kan laten komen. We zoeken naar iemand die: 

• Minimaal beschikt over een mbo4 werk- en denkniveau, bijvoorbeeld verkregen door een administratief/secretariële of officemanagementopleiding; 
• Tenminste 2 jaar ervaring heeft met organisatie ondersteuning, het borgen van administratie taken, het houden van overzicht op het informatiebeheer en de organisatie van (interne) bijeenkomsten en/of evenementen; 
• Interesse voor en/of affiniteit met vastgoed en huisvesting is een pré; 
• Beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als ook schriftelijk; 
• Aantoonbare ervaring met het aanbrengen en borgen van structuur in je taken en verantwoordelijken; 
• Gebruik durft te maken van de vrijheid om mee te denken met processen en aanpassingen of verbetering aan te dragen dan wel uit te voeren; 
• Groot denkt maar klein acteert; dat je in staat bent jouw taken en verantwoordelijk in relatie te zien tot het “grotere plaatje” en de invulling hiervan in lijn laat zijn met de afdelingsvisie; 
• Beschikt over een hoge mate van digivaardigheid en bedreven is in de gebruikelijke kantoorautomatisering zoals de Microsoft Office 365 suite, Microsoft Teams en organisatie specifieke pakketten zoals SAP. 

Naast een goed salaris van minimaal € 3.218,- tot maximaal € 4.298,- bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling, bieden wij jou: 

• Een jaarcontract met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast contract na 1 jaar; 
• Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken; 
• Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners in de techniek; 
• De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (HvA en UvA); 
• Leuke teamuitjes en activiteiten; 
• Vers fruit op locatie en mogelijkheid tot het boeken van stoelmassages.