Je bent samen met je collega office manager een verbindende factor in de afdeling. Je draagt bij aan de efficiënte en effectieve organisatie, coördinatie en uitvoering van office werkzaamheden en bedrijfsvoering van de afdeling.

Jouw activiteiten op een rij:

• Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten, e-mail-, post- en telefoonafhandeling, agendabeheer, archivering, interne communicatie, organiseren van personeelsuitjes, ed..
• HR ondersteuning, zoals organiseren van sollicitatieprocessen, planning van jaargesprekken en overleggen, mutaties in het HR systeem verwerken, attenties versturen bij lief & leed.
• Assisteren bij facilitaire zaken: werkruimte, werkplekken, voorzieningen en reparaties.
• ICT: coördineren en bestellen van ICT-faciliteiten, telefoons, computers, software en het oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-service afdeling.
• Assisteren bij de organisatie van evenementen, workshops en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij communicatie, zoals nieuwsbrieven en het up-to-date houden van informatie op  websites.
• Ondersteuning van enkele teams van IXA UvA-HvA:
• organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en zorgdragen voor de verslaglegging;
• helpen met de organisatie van team specifieke activiteiten.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol en met vergelijkbare taken, zoals agendabeheer en het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning.
• Je bent in staat om de verbinding en samenwerking te zoeken in een divers team, waarbij je oog hebt voor de medewerkers.
• Je hebt goede contactuele en communicatieve vaardigheden, in zowel het Nederlands als het Engels.
• Je bent in staat om in verschillende programma’s en systemen te werken en uit diverse gegevensbestanden informatieve overzichten samen te stellen.
• Je stelt je dienstverlenend op, denkt mee en vooruit. Je komt ook uit jezelf met initiatieven en oplossingen.
• Je kunt goed plannen en organiseren, houdt het overzicht, kunt prioriteiten stellen en schakelt soepel tussen de diverse werkzaamheden, ook onder tijdsdruk.

We bieden een dienstverband voor de periode van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het dienstverband is voorzien voor 16 uur per week. 

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband minimaal €3.382,- en maximaal €4.484,-  bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 8). De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van Management/Office-assistent 2. De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering en 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.